Apresentações e Fontes

Quanto texto devo colocar em minhas apresentações PPT?

Essa é uma questão sempre recorrente: quanto texto devo colocar em minhas apresentações PPT?

Por mais que pareça haver uma resposta correta, o importante em si não é o quanto coloca-se de texto na apresentação PPT como um todo – mas sim em cada slide. Claro que apresentações que possuem dezenas ou mesmo centenas de slides são aborrecidas e maçantes, mas uma boa estrutura garante legibilidade e interesse. Mas, voltando à pergunta, agora modificada: quanto colocar de texto em cada slide?

Apresentações PPT – tamanho certo de fonte

Antes de discutir o volume de texto, cabe abordarmos o tamanho das fontes que irão compor os slides. Muitas empresas utilizam o Powerpoint praticamente da mesma forma que usam o Word. Eis aí o primeiro grande erro. O Powerpoint é um software de apresentações, não de redação ou processamento de textos. A ideia principal dos ficheiros produzidos nele é a de apresentar conteúdo para pessoas que terão de ler brevemente ou o verão em projeções.

Para tanto, o texto precisa estar visível, claro e, principalmente, ser curto e de rápida memorização. Qualquer fonte com tamanho menor que 20px é simplesmente ilegível ou traz texto demais para que seja rapidamente absorvido o conteúdo. O ideal mesmo é apresentar a maior parte do conteúdo principal em fontes com tamanho de 30px ou mais. Para referências de menor importância ou secundárias, como dados sobre fontes, observações ou trademarks, o texto poderá ser menor.

Apresentações e Fontes

Fontes com tamanho inferior a 20px são praticamente impossíveis de ler. No exemplo, ainda há outra questão – o espaçamento entre linhas torna praticamente impossível seguir o conteúdo, mesmo com a apresentação aberta em sua frente no ecrã.

Apresentações PPT – bullet points… OUT!

Listas e bullet points parecem ser os recursos favoritos da maioria dos palestrantes ou mesmo empresas em suas apresentações PPT comerciais. Embora uma apresentação com um número grande de slides não seja o ideal, é melhor do que listas de tópicos sem fim. O problema está no modo com que lemos: há uma espécie de gatilho mental que privilegia aspetos listados quando estes vêm em número de 3 itens. Entretanto, não raro apresentações PPT trazem listas e bullet points com dezenas de itens.

Ao invés disso, tente separar os itens da lista em diversos slides, cada um com um dos tópicos e uma imagem que faça sentido. Isso facilitará a real absorção de cada item e criará mais dinámica para a apresentação. Deixe os bullet points para usar quando escrever teses e monografias no Word.

Apresentações PPT – roteiros

Antes de montar sua apresentação, crie um roteiro. Um roteiro, antes de tudo, não é um bloco de texto ou um artigo o qual pretende-se “transplantar” para o formato de apresentação. É preciso seguir uma estrutura lógica e desenhar o conteúdo que irá em cada um dos slides antes de começar. Como referência para produzir seu roteiro, tente usar algumas métricas em particular:

  1. Idealmente uma frase ou duas para cada slide
  2. NUNCA mais do que 30 palavras em uma mesma tela
  3. Prefira utilizar imagens como fundo ou parte considerável da tela, ao invés de imensos “quadradinhos” com imagens recortadas
  4. Para um texto-base de 1.000 palavras, um roteiro com slides que somem 100 palavras ao máximo será mais que suficiente
  5. Tente ler os slides em seu roteiro antes de prosseguir, e alinhe-os para que a leitura de cada um seja sempre possível em até 3 segundos

Apresentações PPT – publicidade ao invés de literatura

Essa afirmação ilustra bem a questão do texto em slides de Powerpoint. Se quer a atenção do público, precisa apelar de forma similar a uma peça de publicidade em cada novo slide. Se sua apresentação lembra mais um livro ou trabalho universitário do que uma propaganda em um jornal ou em paragens de autocarros e comboio, há um grande problema. Parece pouco quando o falamos, mas 30 palavras são uma quantidade imensa de informação, quando bem utilizadas.

Apresentações PPT

Esse slide é parte de uma das nossas – perceba que há por volta de 30 palavras, ainda que conte preposições. Há informação bastante e as setas fornecem um modo menos aborrecido e limitante de criar uma ideia de tópicos.

Pense em quando foi a última vez que viu algum reclama ou propaganda em qualquer canto que empregasse mais do que esse tanto de texto em uma mesma chamada. Pode ser que haja algumas que o fazem, mas não é capaz de lembrar, correto?

Pois bem – o mesmo ocorre quando sua apresentação é por demais prolixa: ninguém é capaz de lembrar o que tentava dizer.

Apresentações PPT

Outra das nossas – poucas palavras e uma ideia de contraposição apresentada em dois slides sequenciais. As setas e o ganho de cores ressaltam a mensagem do conteúdo textual, o que facilita a memorização do público.

7 truques no Powerpoint 2016

Todo software é repleto de teclas de atalho e truques, e o Powerpoint não é diferente. Entretanto, os atalhos não se limitam à edição de slides, mas também à apresentação e manejo do programa e seus ficheiros. Veja 10 truques no Powerpoint 2016 que provavelmente ainda não conhecia.

E acompanhe-nos com frequência para aprender novos truques e facilidades a usar no Powerpoint e outros softwares de grande utilização no campo empresarial.

Truques no Powerpoint – telas brancas e pretas

Durante exibições de slides, por vezes pode ser que queira interromper a passagem, concentrando as atenções para si. Não é necessário teclar ESC ou para a exibição. O Powerpoint 2016 oferece duas alternativas mais inteligentes para esses momentos. Pode-se deixar a tela toda branca ou toda preta, e regressar para a apresentação posteriormente teclando qualquer outro botão.

AtalhoEfeito
SHIFT + WInterrompe a exibição de slides e deixa o ecrã inteiramente branco
SHIFT + BInterrompe a exibição de slides e deixa o ecrã inteiramente preto

Truques no Powerpoint – captura de ecrã ou telas

Pouca gente sabe, mas o Powerpoint 2016 permite a inserção de telas com facilidade. Basta aceder ao menu “Inserir” e buscar pela opção “Instantâneo”. Ali encontrará janelas de aplicações que estejam abertas para inserir como imagem nos slides.

Opção instantâneo facilita a captura do ecrã em várias janelas distintas


Truques no Powerpoint – screencast

O PPT também permite gravar vídeos a partir de seu ecrã. Ainda no menu “Inserir”, basta procurar pela opção “Gravação de Tela”. Ao clicar no botão, aparecerá uma ferramenta no topo que pedirá, primeiro, para que seja selecionada e demarcada a área a gravar. Pode-se, além do vídeo, captar o áudio por meio de um microfone também.

Ferramenta de gravação de tela permite inserir vídeos no estilo screencast, inclusive com áudio


Truques no Powerpoint – vídeos do Youtube

Em versões anteriores, muitos baixavam vídeos do Youtube para incluir em apresentações. O Powerpoint 2016 não apenas permite o link direto a vídeos do Youtube, como também oferece uma ferramenta de busca interna por vídeos na rede social. Basta clicar, ainda no menu “Inserir”, no botão “Vídeo” e então em “Vídeo online”, e uma janela de diálogo para buscas irá aparecer.

Vídeos do Youtube, inclusive com buscas dentro do próprio Powerpoint


Truques no Powerpoint – conta-gotas

A ferramenta conta-gotas é preparada para evitar que cores discrepantes sejam exibidas em sua apresentação. É possível extrair a cor exata de imagens e outros trechos de texto, para usar como base em novos elementos. Isso evita erros e preserva, principalmente no caso de marcas e logótipos, a uniformidade de cor. O uso é simples, como mostra a imagem. No painel original, no botão que modifica a cor do texto, há um último item chamado “Conta-gotas”. Basta clicar nele e, com o rato, clicar novamente no objeto do qual deseja-se extrair a cor.

Conta-gotas – uma ferramenta para manter a uniformidade de cores


Truques no Powerpoint – salvar slides como imagem

O Powerpoint tem a opção de salvar a apresentação na forma de imagens JPEG. Basta ir até o item “Salvar como” e selecionar o tipo de ficheiro a salvar. Ao selecionar JPEG, após clicar em “Guardar” ou “Salvar”, o sistema perguntará se deseja converter apenas o slide atual em imagem ou todos os slides, cada um em um ficheiro JPEG individual. Uma boa ideia para portfólios e também para utilizar imagens exibidas em apresentações corporativas em seu website, por exemplo.


Truques no Powerpoint – exibição instantânea

Os ficheiros PPT e PPTX são abertos pelo Powerpoint na área de edição, mas é possível salvar ou guardar suas apresentações para que sejam exibidas diretamente após o clique. Para isso, na opção “Salvar como” ou “Guardar como” basta selecionar o tipo de ficheiro. Usando PPSX ou PPS, apresentações serão automaticamente abertas na tela em modo de exibição e não mais no editor do Powerpoint. Uma melhor opção para eventos e envio a clientes.


10 razões-chave

10 boas razões para ter uma apresentação corporativa

Para alguns, uma apresentação corporativa somente tem uso em reuniões intermináveis ou palestras aborrecidas e chatas em eventos setoriais. A verdade é que, embora apresentações tenham sua utilidade nesses casos, elas podem ser uma importante ferramenta de geração de leads. Até mesmo de vendas. Contudo, muitas empresas deixam de utilizar esse mecanismo, e acabam penalizando sua receita e sua equipe de vendas nesse processo.

Uma apresentação corporativa (bem feita, é claro) é algo que “pula” etapas dentro de um funil de vendas. Ao invés de percorrer 7, 8 ou 9 etapas até chegar numa proposta de venda, é possível conseguir o mesmo efeito em 3 ou 4 passos. Basta usar corretamente a apresentação e fornecê-la às pessoas certas, do modo mais acertado. São 8as aplicações de apresentações corporativas, embora valha lembrar que, em alguns casos, elas exigem modificações para cada aplicação:

  1. Vendas e marketing
  2. Recrutamento e seleção
  3. Relações com investidores e acionistas
  4. Palestras e participações em eventos
  5. Treinamento de pessoal
  6. Geração de leads
  7. Iscas digitais e materiais online
  8. Redes sociais

Sua apresentação corporativa, caso não preste para todos esses papéis, está sendo, no mínimo, subutilizada. Não é preciso dizer que criamos e melhoramos apresentações – isso está em nosso nome. Entretanto, antes de mexer naquilo que você tem ou criar uma nova apresentação, é bom que você esteja convencido da importância desse item em seu negócio. Para isso, relacionamos 10 boas razões para que você invista em uma boa apresentação corporativa.

Discurso de vendedor

Apresentações encurtam o discurso de vendas e tornam ele mais alinhado com a estratégia de sua empresa

Discurso de vendas

Treinar equipes de vendas é algo cansativo. Muitos vendedores, bons ou ruins, fogem aos objetivos da empresa. No encontro com o cliente, vendedores mudam o discurso estabelecido, criam desvios em relação à estratégia e criam processos próprios. Quando essas mudanças geram vendas, ninguém reclama. Contudo, elas às vezes criam problemas. O desempenho cai e você, sem ter como controlar a atuação do vendedor, não sabe bem o que fazer.

Uma boa apresentação de vendas dá ao vendedor um rumo, uma linha estratégica. Ela não pode ser muito longa, ou aborrece o cliente, mas tem de conter uma história, um fluxo, um norte para a equipe de vendas. Com isso, você alinha o discurso e ainda oferece um material de trabalho rápido e simples de usar para seus comerciais – que irão vender mais e melhor.

Profissionalismo

Uma empresa que vai até o cliente para oferecer algo precisa possuir material. Ele pode, é claro, ser impresso, mas seja honesto: você guarda panfletos? Você os lê? Pois é… seus clientes agem do mesmo modo. Uma boa apresentação corporativa mostra profissionalismo e capricho, mas não é relegada ao ostracismo por cima de uma pilha de papéis no escritório de seus clientes.

Se estamos caminhando para um mundo onde tudo é digital, que tal deixar de lado impressos e papelório e fornecer a clientes e prospects algo leve e fácil de usar?

Problema versus solução

Uma apresentação concisa e objetiva permite a você apontar problemas com os quais seus clientes se identificam. E, uma vez que eles se identifiquem, você pode apontar soluções. Boas apresentações não contam a história de sua empresa ou descrevem seu currículo, ou demonstram o “sucesso” de sua empresa em vendas. As melhores apresentações funcionam no eixo problema-solução.

Estruturando seus PPTs desse modo, você prova o valor que sua solução pode criar e oferece justificativas e benefícios com os quais suas equipes de vendas podem trabalhar.

Renovar e reciclar

Apresentações são recicláveis – modificá-las e atualizá-las é algo rápido, fácil e barato

Reciclagem

Refazer manuais, imprimir novas versões de folders, reformular o conteúdo de treinamentos. Tudo isso leva tempo e consome recursos. Com apresentações, você sempre possui muito menos material para revisar ou atualizar, além de não gastar nada com impressões ou produções. A apresentação corporativa ideal é um documento em constante mudança ou atualização – que não custe uma fortuna em sua manutenção, entretanto.

Síntese

Já se deparou com um cliente, investidor ou parceiro querendo saber “o que você faz”? Pois é… explicações sem fim, textos institucionais imensos e sisudos e fotos sem contexto não explicam muita coisa. Que dirá daqueles vídeos institucionais sem roteiro, confusos e com musiquinhas de elevador…

Uma boa apresentação corporativa, objetiva, torna o “o que você faz” um exercício simples. Economiza tempo em explicações e ativa sua marca sem muito problema ou dispêndio. Claro, para tanto, é preciso que você tenha uma apresentação fácil e que vá direto ao ponto, e não centenas de slides com produtos e serviços, além de fotos sem foco e péssima iluminação.

Uniformidade

A apresentação corporativa cria uniformidade em seu negócio. Vendedores, gerentes, profissionais de apoio, clientes e fornecedores. Todos eles terão uma mesma visão a respeito de sua marca, seu discurso e sua cultura empresarial. Materiais impressos ou discursos difusos causam problemas. Muitas empresas subestimam o número de clientes perdidos, funcionários e talentos que se vão e parceiros que desistem de negócios por conta da falta de padrão e uniformidade.

O público, qualquer que seja ele, precisa RECONHECER sua marca sempre. A apresentação cria uma referência única do seu negócio, que não pode ser deturpada com facilidade.

Persuasão

Com frases simples e informações objetivas aliadas a imagens e gráficos fortes, apresentações são uma ótima ferramenta de persuasão. Principalmente em casos relacionados à geração de leads, apresentações permitem que você acione um prospect antes mesmo de haver um contato real de vendas. A grande maioria das pessoas, por exemplo, lê ebooks e apresentações quando estes são oferecidos como isca digital.

Métricas e indicadores

Apresentações podem conter links e gerar métricas a partir deles, avaliando o comportamento de leads

Métricas

Pouca gente usa dessa forma, mas o fato é que arquivos PPT ou PDF podem possuir links. Através deles é possível medir o comportamento de leads e do público em geral. Isso vale tanto para apresentações corporativas ou de vendas quanto para slides de cursos e treinamentos. É possível medir cliques e avaliar o comportamento do público propondo ações específicas ao longo das apresentações, como download de documentos complementares, cliques para descrições de produtos à venda, pedidos de contato ou orçamento, entre outros.

Cultura empresarial

Ao invés de livros, códigos, placas metálicas penduradas aqui e ali, uma apresentação é uma forma mais rápida e eficaz de disseminação da cultura corporativa. Apresentações são compartilháveis e podem ser enviadas facilmente a novos funcionários e parceiros, sem burocracia. Elas podem ser atualizadas com frequência, ao contrário de meios físicos. E, até por isso, oferecem uma possibilidade dinâmica de incorporação de cultura empresarial – funcionando em duas vias. Você divulga a cultura para seus colaboradores, e recebe deles um feedback que modifica e aprimora essa cultura.

Publicidade

Uma apresentação bem montada pode virar facilmente uma peça publicitária. Em alguns casos, pode inclusive se transformar em um vídeo, ser divulgada em redes específicas para apresentações, como o Slideshare, e mesmo aparecer em eventos (mesmo quando você não está neles). Ao contrário de anúncios em revistas ou online, apresentações são peças de publicidade multidepartamentais. Elas podem ser divulgadas por seu departamento financeiro, contábil, de relações institucionais, recursos humanos ou mesmo jurídico.

Talvez você não tenha jamais pensado que uma apresentação corporativa pode ser tão versátil. Mas a verdade é que elas têm várias aplicações. E, por acaso, se você tem dúvidas a esse respeito ou quer montar uma apresentação corporativa que sirva para tudo isso, fale com a gente e certamente poderemos ajudar.

 

 

 

Por que o Powerpoint está longe de acabar?

Todos prenunciam, especialmente no campo da futurologia de negócios, o fim de duas ferramentas amplamente utilizadas em business e também em vendas e marketing: o e-mail e o Powerpoint. Bem, no caso do e-mail, já preconizaram seu fim faz mais de 10 anos, e no entanto os e-mails são ainda hoje uma das principais ferramentas de venda e geração de leads, mesmo para  as mais modernas e vanguardistas empresas do mercado.

O mesmo parece ocorrer com apresentações. Contudo, ao contrário do e-mail, no qual a maioria das empresas parece estar se dando conta de que o errado, anteriormente, era o formato, em apresentações seguimos remando contra a maré. No âmbito comercial, a grande maioria das empresas quer enviar dezenas de slides com todos os seus produtos e a história de todos os fundadores da empresa desde o primeiro ciclo do ensino fundamental. Como não bastasse, ainda metem todo tipo de animação burlesca e efeito luminoso nos slides, criando um Oscar da poluição visual para clientes.

No segmento de formação, alunos dormem enquanto tutores mal conseguem ler os blocos monstruosos de texto que enfiaram em seus slides. Escolas promovem o uso da ferramenta, porém não impõem uniformidade em suas apresentações, e perdem desse modo uma excelente possibilidade de divulgar sua marca e metodologia de ensino.

Por essas razões, muitos juram que o Powerpoint está mesmo para acabar… só que…

Quais são as alternativas ao Powerpoint?

Claro, sempre há alternativas e outras opções, a começar pelo “PPT da Apple”, o Keynote. Embora possa parecer uma opção, o Keynote, a bem da verdade, nada mais é do que um clone do Powerpoint. Talvez alguns se sintam ofendidos, mas a verdade é que as funcionalidades e a operação do software é praticamente igual. Mesmo para quem defende suas vantagens em termos de recursos ou plataforma, é preciso encarar: o produto final é exatamente o mesmo.

Claro, existem alternativas mais sofisticadas – e geralmente mais caras. Produzir as apresentações em HTML5 é algo que certamente chama mais atenção e proporciona muito mais recursos e interação, mas não é algo que se possa fazer sozinho (embora nós, da MeuPPT, também o façamos, como mostra este exemplo, onde é possível navegar com o cursor ou com os dedos em telemóveis e tablets). Mas vamos listar todas as alternativas, para não sermos injustos:

Keynote

Fácil de usar e aprender, porém apenas disponível para Mac e basicamente um clone do Powerpoint. De qualquer modo, importa apresentações PPT para edição, o que oferece uma facilidade extra.

SlideRocket

É um programa bastante impressionante, com uma interface muito inovadora e muito mais rica do que a do Powerpoint, entretanto é caríssimo. Com os preços do sistema, é mais fácil aliar o Powerpoint a softwares com recursos gráficos muito mais poderosos, como os da Adobe.

HTML5

Recursos quase infinitos com uma boa noção de CSS3 e Javascript, porém exige conhecimento a respeito de desenvolvimento web e programação Frontend. É preciso geralmente contratar alguém para desenvolver mesmo as mais simples apresentações.

Prezi

Um dos queridinhos do momento, com seus recursos de zoom e giro. Embora visualmente impressionante, é bastante repetitivo. Pouca gente sabe, mas mesmo em animações o Powerpoint possui muito mais ferramentas do que o Prezi, embora subutilizadas. Além disso, como muitas das apresentações comerciais são geralmente enviadas como documentos em PDF, não se prestam a esse papel.

O que dizem os especialistas?

Em negócios? Bem, basta ver que a Harvard Business Review, uma das publicações de negócios e gestão mais respeitadas do mundo, recentemente incluiu em sua assinatura uma seção chamada “visual”, que basicamente compreende slides e apresentações. As apresentações, no caso, oferecem uma forma visual e de rápida consulta a leitores, e geralmente são baseadas em textos e artigos mais extensos e aprofundados.

O Powerpoint, nesse caso, é o ponto de partida para uma linguagem mais visual e direta, o equivalente à infografia em jornais ou a um folder, mas com conteúdo mais informativo e instrucional. O exemplo da Harvard Business Review, aliás, ilustra de modo soberbo o como deveríamos empregar o Powerpoint e outros sistemas de apresentações no segmento formacional e educacional. Hoje, infelizmente, o que vemos em aulas é geralmente uma série de slides desenhados pelos próprios formadores – sem uniformidade, sem critério e com uma simples cópia e repetição do conteúdo de livros de apoio.

Eddie Rice, dono de um dos negócios mais bem sucedidos da internet atual para redação de discursos, o Custom Speech Writing, é taxativo: “os seus slides devem ser o suporte do seu discurso”. De vendedores a formadores, o Powerpoint é uma ferramenta poderosa de acionamento da audiência e uma referência importante para manter o ritmo narrativo de uma aula, um curso, uma propaganda ou mesmo uma venda.

Novas aplicações?

Na verdade o software já possui há tempos uma série de funcionalidades que, infelizmente, as pessoas usam da forma errada. Apresentações são leves, breves e devem sustentar um discurso ou apontar para uma única ação. Contudo, o Powerpoint é também uma excelente ferramenta para produzir ebooks de forma simples, ou mesmo pequenos vídeos, a partir de suas ferramentas de animação.

Isso mesmo, é possível renderizar pequenos vídeos com o Powerpoint. Ao invés de utilizar as animações para montar apresentações horríveis e que enchem a caixa de e-mails de seus clientes, você pode usá-lo para reduzir os custos de produção de pequenos vídeos de vários milhares para a apenas algumas centenas de euros. Mais para frente mostraremos algumas dessas possibilidades também.

O fato é que apresentações em PDF, ebooks e pequenos vídeos são uma peça importante nos dias de hoje no marketing digital. E tudo mostra que essa relevância só deve aumentar. Bem, os futurólogos que previam o fim desse software, como é possível conferir em algumas apresentações online, continuam eles mesmos a usar o cataclísmico Powerpoint em seus discursos aqui e ali…

Montando ebooks com o Powerpoint

Há muitas maneiras de se criar ebooks. InDesign, HTML puro, softwares diversos de design e ilustração, Adobe Acrobat e por aí vai. O problema? Nem todo mundo conta com essas plataformas ou as domina a ponto de montar um ebook simples. Claro, quando falamos de um design exclusivo e complexo, o melhor é contratar um profissional. Contudo, muitos ebooks são simples e pouco ambiciosos, e poderiam ser montados com uma ferramenta que quase todos dominam de algum modo: o Powerpoint.

Antes de tudo, é preciso configurar o Powerpoint para abrigar o formato de livro que você pretende veicular. Se você prefere ebooks no formato tradicional, em A4 ou carta, é preciso mudar o formato dos slides antes de começar a mexer. A partir dessa mudança, é possível criar ebooks no formato de um livro convencional. Veja a imagem abaixo – basta selecionar o menu DESIGN e procurar pelo botão CONFIGURAR PÁGINA.

Clique no botão para modificar o formato padrão dos slides

Após clicar, uma caixa de diálogo aparecerá, geralmente no centro da tela. Selecione o formato “Papel A4” na barra de dropdown da opção de slides dimensionados. Na coluna da direta, selecione a orientação “Retrato”, para que o slide fique parecido com uma página de um livro. Aperte OK e siga adiante.

Procure o tamanho A4 na rolagem e depois selecione a orientação retrato.

Pronto, agora você pode construir ebooks do mesmo modo que monta apresentações, porém com um formato mais amigável. Uma última dica antes de seguir em frente: NÃO cole informação e texto nas margens. Tente se lembrar de um livro convencional. As margens são bem largas, e o texto e os elementos se concentram na parte central de cada página. Como referência, tente manter todo seu conteúdo, exceto por imagens que possam atravessar toda a página ou imagens de fundo, dentro da área azul na foto.

Sempre mantenha o texto e o conteúdo na parte central, com uma boa margem.

Salvando seus ebooks

Pronto, você configurou e formatou seu texto e imagens e montou seu ebook inteiro em Powerpoint. Agora, pense no formato padrão com que ebooks são enviado. Eles chegam até você em PDF. Assim sendo, você não poderá enviá-los em PPT, PPTX, mesmo porque esses arquivos são editáveis. É preciso então “fechar” o livro para envio.

Se você ainda não sabe, quando selecionar em “Salvar como”, você terá uma visão dos diretórios, e na parte de baixo da janela, verá a opção “Tipo”, logo abaixo do nome do arquivo. Ao selecionar a opção PDF de salvamento, mas opções aparecerão automaticamente logo abaixo. Veja que uma delas, como está na foto, inclui “Tamanho Mínimo”. Se você pretende anexar os ebooks em e-mails ou pretende que seus usuários o baixem do telemóvel ou celular, é melhor usar essa opção. Isso evita que os arquivos sejam grandes demais, demorando para efetuar o download ou consumindo banda dos usuários.

Prefira a opção “tamanho mínimo” quando salvar o PDF, deixando os ebooks mais leves.

Como você viu, o Powerpoint pode ser o modo mais simples de oferecer ebooks aos seus usuários sem muito trabalho para criá-los. Fácil, rápido e barato. Além disso, você pode usar um modelo pronto, como os que colocamos para download. Basta inscrever seu e-mail e você receberá o link para baixá-los.

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Pronto, seu e-mail foi cadastrado. Agora para efetuar o download dos seus modelos, clique aqui.

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O PPT em cursos de formação

O PPT é um formato cada vez mais utilizado no segmento de educação e formação. Transparências e o pó de giz das lousas de ardósia foram substituídos. Claro, há quem critique e quem defenda o uso dessa ferramenta, como ocorre com qualquer instrumento pedagógico. Entretanto, não há como negar: com as formações online e o uso intensivo de computadores em aula, o PPT veio para ficar.

PPT cada vez mais utilizado em sala de aula e formações

Criar apresentações PPT para cursos e educação é algo diferente. Contudo, uma percepção errada permanece: escolas e professores acham que devem incluir TODO o conteúdo em seu material do Powerpoint. O primeiro erro está aí: usar outra mídia como se fosse um livro de teoria. O PPT é uma ferramenta de comunicação multimídia, e não um projetor de textos e artigos. Mas, para que não pense você que estamos apenas vendendo nosso peixe, separamos um estudo da Universidade de Hangzhou, na China.

Os autores decidiram estudar as vantagens e desvantagens do PPT no artigo “Advantages and Disadvantages of PowerPoint in Lectures to Science Students”. Embora aplicado no segmento de ciências e disciplinas exatas, serve ao propósito de análise da ferramenta como um todo. Os autores enumeram vantagens e desvantagens do PPT em aula, para depois sugerir abordagens que contornem as desvantagens e exaltem os pontos fortes da ferramenta.

 

Produzir melhores efeitos visuais e causar uma impressão mais interessante.

Acelerar a transferência e absorção da informação.

Maior precisão e sistematização da informação.

Possibilidade de uso de sequências narrativas.

Uso excessivo de informações irrelevantes.

Redução da interação com o aluno, produzindo monólogos.

Velocidade pode prejudicar aprendizado de alunos retardatários.

Sequências muito restritas podem reduzir o nível de interesse.

 

Problemas a solucionar

O estudo chinês ainda revela que há alguns problemas a solucionar em apresentações PPT para utilização educacional e formacional. Esses problemas são agravados por uma falta de unidade e identidade visual entre muitos dos materiais usados. É preciso possuir um brading adequado e possibilitar que o aluno e professores reconheçam tal material. Isso dito, o estudo chinês coloca algumas constatações a partir da avaliação de alunos do ciclo universitário. Há cinco motivos principais pelos quais estudantes NÃO preferem aulas em Powerpoint:

  1. Dificuldade de concentração e cansaço
  2. Falta de interesse a aborrecimento
  3. Monotonia e falta de destaques no conteúdo
  4. Muita informação em pouco tempo
  5. Falta de lógica

Esses cinco pontos explicitam com clareza que tipo de características devemos incutir em apresentações PPT voltadas à formação. Em primeiro lugar, elas deixam clara a condição de “refém” do professor ou formador em relação ao material da apresentação. Como dissemos em outras ocasiões, o PPT é sempre uma ferramenta de apoio. Além disso, podemos resolver os cinco problemas do estudo chinês com alguns procedimentos simples na hora de criar apresentações:

  • Menos slides e menos texto
  • Recursos visuais e gráficos poderosos
  • Interrupção e acompanhamento do formador ou professor
  • Maior fragmentação e separação de tópicos em arquivos PPT distintos
  • Uso de storytelling e sequências narrativas

É possível conseguir uma união entre a praticidade e velocidade do PPT como ferramenta de aula, e ao mesmo tempo revolucionar o aprendizado. O PPT na educação é uma tecnologia absorvida e dominante hoje, mas ela precisa de ajustes e melhorias. Reformular o uso do PPT em suas aulas ou sua instituição pode criar maior resultado no aprendizado e também maior nível de satisfação de professores e alunos.

 

 

Por que meu PPT não vende?

O Powerpoint é um dos softwares mais utilizados do mundo. Estimativas de revistas norte-americanas de design apontam mais de 500 milhões de usuários em todo o mundo. Todos os dias, mais de 30 milhões de apresentações são feitas mundialmente, conforme estimativas do Slideshare. Boa parte dessas apresentações PPT têm como objetivo vender um produto ou são usadas como apoio de vendas.

Então… por que seu PPT não vende?

Bem, antes de responder a essa questão, pensemos o seguinte: será mesmo que milhões de pessoas estão usando algo que não resulta? Ainda que a maioria delas esteja usando o Powerpoint sem efeito, é certo que para algumas dessas pessoas a ferramenta resulta. Assim sendo, a pergunta que temos de responder aqui é bem outra…

O que faz um PPT vender?

Publicidade e informação

Quando criamos um PPT para nossos departamentos de vendas, nosso instinto natural é o de incluir o quanto mais pudermos de informação nos slides. Na verdade, deveríamos estar criando uma peça de publicidade, e não um ementário legal sobre o produto, ou uma nova norma técnica sobre a produção do mesmo. Para a maioria dos vendedores, os PPT recebidos se parecem com algo assim…

 

Lamentavelmente, se pensarmos nas possibilidades de venda do refresco contido na lata acima, chegaremos a algo próximo de zero. Seus comerciais estão recebendo dados completos sobre o produto, e repassando-os aos clientes. Contudo, não é exatamente isso que os clientes buscam. Eles querem razões – emocionais, visuais e irracionais – para adquirir seus produtos. Na mesma lata, estaríamos falando de algo mais próximo da figura a seguir.

Existe uma diferença crucial entre “features” e “benefícios”. Os primeiros, em geral, referem-se a características técnicas e descritivas do produto. A bebida é verde, tem sabor cítrico e é produzida nacionalmente. Nada disso vende. Já “verde e refrescante” coloca dois benefícios. Finalmente, o “em dobro” mostra, em conjunto com a imagem, que o cliente terá a frescura do limão e do hortelã ao mesmo tempo.

Confundindo vendedores

Sua equipa comercial precisa de material de apoio, não de desvios. Apresentações PPT corporativas geralmente tiram o foco da venda em si e distraem o cliente, fazendo com que ele perca a atenção ao vendedor. Após 10 slides falando sobre as maravilhosas conquistas de sua empresa, a localização de suas unidades e o perfil de seus executivos (egocêntrico, não?), o lead está dormindo de olhos abertos.

Quando o vendedor retoma seu discurso em relação ao produto, nada foi adicionado. É como se o processo de venda tivesse começado DEPOIS da apresentação. Agora, pensemos: não seria mais correto se o PPT poupasse ao vendedor parte de seus esforços. Se benefícios e vantagens do produto ou serviço estivessem em destaque e a apresentação apenas se preocupasse em ressaltar frases e pontos que ficarão na mente do cliente, estaríamos no mundo perfeito.

A verdade é que, não raro, vendedores fogem completamente ao disposto nas apresentações. Com o tempo, percebem que aquele conteúdo confunde seu discurso e traz informações à tona que em nada ajudam o processo de conquista do lead.

Tempo é crucial

Seja honesto: quando você concorda em receber um representante em seu escritório, por quanto tempo o pode atender? Dez minutos? Talvez menos? Entretanto, parecemos querer que nossos vendedores e comerciais cumpram uma apresentação de 30 minutos junto a cada cliente, iniciando uma discussão e uma oferta ainda depois disso tudo. O tempo é algo crucial. Se considerarmos que um vendedor gasta apenas 30 segundos para acompanhar e exibir cada slide para clientes, ainda assim a maiores dos PPT corporativos tomaria 8 a 10 minutos. É muito tempo.

Qualquer apresentação que tome mais do que 2 ou 3 minutos de exibição é uma assassina de leads. Isso porque muitos potenciais clientes calam-se durante a apresentação, e acabam deixando de fazer perguntas. Do mesmo modo, eventuais compras por impulso são totalmente destruídas ao longo da “palestra de vendas”. E o objetivo do PPT, como já vimos, é o de remover objeções, e não de criá-las.

Call to action

Muitas das apresentações de vendas chegam ao seu final com um “obrigado”. E só. O “call to action” é uma necessidade em qualquer tipo de PPT, não apenas em vendas. Após expor todo o conteúdo e seguir a lógica narrativa, é hora da retribuição: você deve pedir ao lead para que realize alguma ação. Imagine que essa apresentação foi simplesmente encaminhada para o cliente por e-mail. O que é que ele deve fazer após passar por todos os slides?

  • Clicar num link?
  • Enviar um e-mail?
  • Preencher um formulário?
  • Ligar para um número de telefone?

Você decide, mas nunca deixe de sugerir uma ação. Ela não apenas tem o poder de converter clientes, como também é o ponto da apresentação no qual você poderá medir o grau de eficácia do material. A partir do call to action, você pode criar uma métrica para suas apresentações. Sem ele, você e seu vendedor estão no mesmo lugar onde estavam antes de enviá-la ou mostrá-la… no escuro.

As 10 regras de ouro das apresentações corporativas

Apresentações corporativas não são manuais. Também não são catálogos de produtos. Elas precisam de personalidade, apelo e precisam acima de tudo criar histórias e possuir enredo. Elas têm de fascinar e gerar emoções no público, qualquer que seja ele. As apresentações corporativas geralmente são construídas com base em atributos da empresa, sua missão e seu portefólio de produtos… o que é um enorme erro, na maioria das vezes.

Antes de entregar uma apresentação para um cliente, um investidor ou mesmo para seus funcionários e colaboradores, é preciso assegurar que ela passará a mensagem desejada. As apresentações corporativas não podem ser genéricas. A depender do público e de uma série de circunstâncias, elas precisam de mudanças e alterações. Embora isso varie de empresa para empresa, podemos dizer que há 10 regras de ouro a serem obedecidas em qualquer uma delas.

Cuidado com o tamanho

Muitas empresas possuem restrições em relação ao conteúdo que recebem por e-mail. Uma questão de segurança. Apresentações corporativas construídas com muita informação e conteúdo desnecessário pesam demais. Se sua apresentação possui 10mb, 20mb ou ainda mais, está na hora de reformular. Eis aqui algumas ideias para reduzir o tamanho desses arquivos:

  • Prefira o formato PPTX ou preferencialmente PDF
  • Reduza o número de slides, cortando o desnecessário
  • Inclua fotos e imagens de tamanho menor no arquivo PPT
  • Apenas use animações se for estritamente necessário

Em apresentações para palestras e conferências, não é necessário se preocupar com o tamanho dos arquivos. Contudo, se você pretende veicular esse material, via e-mail ou mesmo por meio de redes sociais, é sempre bom contar com apresentações leves.

Proporções das fontes

O tamanho das fontes também é algo fundamental a revisar. Evite usar qualquer tamanho de fonte abaixo de 20 (tendo por base a fonte “Arial”). Em um material de vendas, é fundamental que o cliente se interesse pelo produto ou serviço. Ele não precisa, contudo, saber de todas as funcionalidades e detalhes técnicos dele. A apresentação introduz uma marca ou um produto, mas a venda é feita posteriormente. Apresentações corporativas têm como objetivo gerar leads, e não funcionar como manuais de um produto ou serviço.

Para apresentações voltadas a palestras e aulas, é preciso que as fontes sejam ainda mais visíveis. Resista à tentação de colocar todo o conteúdo da aula ou exposição nas apresentações. Use material de apoio se necessário, mas coloque na apresentação apenas aquilo que é preciso para que a audiência siga seu discurso. Numa apresentação para formações ou seminários, o orador é o foco das atenções. A apresentação é apenas um instrumento de apoio.

Quando for dar palestras ou formações, tente ainda simular a acuidade visual. Repasse a apresentação antes do evento e veja se as fontes são legíveis à distância. Se necessário, efetue correções.

Conheça seu público

Uma apresentação é algo que vende uma ideia de forma rápida. Se sua ideia é a errada, a audiência imediatamente irá tomar sua marca ou produto como algo fora de contexto. Por exemplo, se você tem foco em clientes corporativos, não pode construir uma apresentação que passe uma imagem despojada. Apresentações corporativas sérias e monocromáticas, por outro lado, não venderão bem sua imagem para um público jovem.

O raciocínio aplicável a uma apresentação é o mesmo que aplicamos a uma peça publicitária ou um comercial. Você precisa falar com seu público e fazer com que ele entenda, em poucos segundos, uma mensagem. Alguns fatores precisam ser levados em conta antes de montar apresentações corporativas:

  • Faixa etária do público
  • Nível de escolaridade
  • Grau hierárquico
  • Estilo do público-alvo
  • Tendências em design e comunicação
  • Aspectos culturais e regionais
  • Tempo de exposição da apresentação

Quando você possui um produto ou serviço a vender, precisa se perguntar alguns outros aspectos antes de seguir em frente. Será mesmo que seu público possui ou quer possuir conhecimento técnico sobre o produto? Em que segmentos de uma audiência variada você quer focar? Dentro do público, qual segmento de pessoas é mais propenso a gerar leads? Sua linguagem é compreensível para o público médio? Em resumo: estude e pesquise mais a respeito de como definir seu público-alvo.

Escreva um roteiro para qualquer apresentação

Crie roteiros

As apresentações corporativas precisam de roteiros. Mais do que um simples organograma com a sequência de slides, o roteiro ajudará a construir uma história. O storytelling é uma peça essencial de uma boa apresentação. Sem uma lógica com início, meio e fim, sua apresentação é apenas um amontoado de informações aleatórias.

Além de auxiliar na construção a apresentação em si e dos arquivos PPT, o roteiro é fundamental para o orador ou apresentador. Se sua apresentação é uma ferramenta de vendas, o roteiro ajudará o vendedor ou comercial a cativar o cliente. Se é parte de um processo de formação, ajudará o professor a estruturar sua aula. Se é parte de uma palestra, fornecerá ao palestrante uma sequência para seu próprio discurso.

Contraste é obrigatório

Tanto imagens quanto texto: você quer que seu público os VEJA. Então preste atenção ao contraste. Tom sobre tom só funciona para roupas e peças de vestuário. Se você quer que seu público leia o seu conteúdo, precisa deixá-lo visível e claro.

O mesmo vale para imagens. Use cores contrastantes e imagens bem tratadas. Prefira fotos e ilustrações com contornos bem definidos e não esfumaçados. Além disso, busque sempre imagens cujo significado central não seja poluído pelo fundo ou entorno. Se seu objetivo é mostrar um bombeiro, não coloque uma foto que possui outras 20 pessoas além desse profissional.

Gatilhos mentais

Iremos tratar deles mais à frente, mas toda boa apresentação faz uso dos chamados gatilhos mentais. São técnicas de neurolinguística que acionam as pessoas de modo subconsciente. Há várias maneiras de utilizar isso: usando referências que denotem autoridade, usando a “regra dos três”, criando uma sensação de ineditismo e exclusividade e muito mais. Aqui na MeuPPT, trabalhamos com as mais avançadas técnicas de comunicação para desenvolver roteiros e apresentações – e com gatilhos mentais para acionar seu público:

  • Reciprocidade
  • Autoridade
  • Prova social
  • Antecipação
  • Exclusividade
  • Escassez
  • Urgência
  • E mais de 25 outros gatilhos para transformar apresentações em instrumentos de venda acelerada

Trabalhamos apresentações com gatilhos mentais e técnicas de persuasão e venda poderosas. Se você ainda não conhece esse tipo de abordagem, permaneça sempre connosco e veja como ela pode mudar a história da sua empresa.

Menos, mas muito menos texto

Já mencionamos, mas vale ressaltar: MENOS TEXTO. O Powerpoint é um software de apresentações. Se quer redigir textos use o Word. Se precisa de tabelas e gráficos sem fim, use o Excel. Finalmente, se quer montar um vídeo, utilize um software próprio para isso. O conteúdo de cada slide, em apresentações corporativas, deve estabelecer foco numa mesma mensagem. Imagens, elementos, fontes, ilustrações e textos – tudo deve passar uma mesma ideia. Sem confusão, sem ruído.

NÃO é preciso explicar tudo!

NÃO é necessário mostrar todos os detalhes!

NÃO coloque logótipos de todos os clientes que você já atendeu!

NÃO relacione todos os produtos de sua linha de centenas de itens!

E, principalmente…

NÃO coloque 3 ou 4 slides apenas dizendo quem VOCÊ é!

Isso vale para palestrantes, professores, empresas… seu público já compareceu ao seu evento ou aula, ou recebeu você no escritório, no caso de um vendedor. Seu currículo está nos programas do evento, no site da universidade. No caso de comerciais, sua empresa já agendou o contato e o potencial cliente sabe o NOME de sua empresa. Para ele, em geral, há informações que não possuem qualquer tipo de utilidade, a menos que a apresentação seja direcionada a um investidor.

Boa estrutura

Pense na estrutura – para isso serve o roteiro. Um bom PPT possui uma estrutura limpa e direta, quase uma conversa com o público. Um dos gurus da área, Guy Kawasaki, sugere uma forma de estrutura muito particular:

  1. Problema
  2. Sua solução
  3. Modelo de negócio
  4. Benefícios ou diferencial máximo
  5. Marketing e vendas
  6. Concorrentes
  7. Equipe
  8. Projeções e metas
  9. Status atual e cronograma
  10. Resumo e “call to action”

Claro, essa estrutura congrega uma apresentação de uma empresa ou modelo de negócios a investidores ou interessados. Guy Kawasaki resumiu em 10 slides o “pitch” inicial de uma empresa startup, um de seus focos. Contudo, podemos aplicar esse mesmo raciocínio a uma aula expositiva, uma palestra ou mesmo a um material de vendas.

Design arrebatador

Sim, é preciso causar boa impressão. Uma apresentação tem de ser bonita, tem de mudar a percepção do cliente ou audiência… tem de vencer suas objeções. Pense em algo que você NUNCA pensou em comprar e acabou por levar para casa. Uma apresentação precisa ter esse mesmo efeito. Antes de mais nada, é preciso supor que a audiência, qualquer que seja, irá oferecer resistência ao conteúdo que você está apresentando. Essa óptica é principalmente valiosa em vendas.

Imagens arrebatadoras, um visual ousado e diferente, uma forma de expor um fato como nunca se viu. Tudo isso vence barreiras e objeções e faz com que o prospect, o aluno ou mesmo o seu empregado cheguem onde você quer, ao ponto final da sua apresentação…

O “call to action”

Se o público chegou até o final de sua apresentação, é porque houve interesse. E, agora pense: qual o SEU interesse em realizar essa apresentação. É vender algo? Conseguir que alunos em uma formação façam perguntas? Pedir a um investidor que aplique um bom montante em seu projeto? Bem, é preciso que você DIGA isso a eles.

Toda sua apresentação só existe para cumprir um único objetivo – e esse objetivo tem de estar presente ao final dela. Caso contrário, ela de pouco serviu. Aqui entramos, e falaremos disso mais à frente, no gatilho mental da retribuição. Você se expôs, enfrentou dúvidas e questionamentos, teve de passar horas desenhando uma apresentação… agora você quer algo em troca. Peça ao público, de modo direto e sem rodeios. É aqui, neste exato momento, que você saberá se tem em mãos uma apresentação que resulta… ou apenas mais um punhado de slides e informações à revelia.