7 truques no Powerpoint 2016

Todo software é repleto de teclas de atalho e truques, e o Powerpoint não é diferente. Entretanto, os atalhos não se limitam à edição de slides, mas também à apresentação e manejo do programa e seus ficheiros. Veja 10 truques no Powerpoint 2016 que provavelmente ainda não conhecia.

E acompanhe-nos com frequência para aprender novos truques e facilidades a usar no Powerpoint e outros softwares de grande utilização no campo empresarial.

Truques no Powerpoint – telas brancas e pretas

Durante exibições de slides, por vezes pode ser que queira interromper a passagem, concentrando as atenções para si. Não é necessário teclar ESC ou para a exibição. O Powerpoint 2016 oferece duas alternativas mais inteligentes para esses momentos. Pode-se deixar a tela toda branca ou toda preta, e regressar para a apresentação posteriormente teclando qualquer outro botão.

AtalhoEfeito
SHIFT + WInterrompe a exibição de slides e deixa o ecrã inteiramente branco
SHIFT + BInterrompe a exibição de slides e deixa o ecrã inteiramente preto

Truques no Powerpoint – captura de ecrã ou telas

Pouca gente sabe, mas o Powerpoint 2016 permite a inserção de telas com facilidade. Basta aceder ao menu “Inserir” e buscar pela opção “Instantâneo”. Ali encontrará janelas de aplicações que estejam abertas para inserir como imagem nos slides.

Opção instantâneo facilita a captura do ecrã em várias janelas distintas


Truques no Powerpoint – screencast

O PPT também permite gravar vídeos a partir de seu ecrã. Ainda no menu “Inserir”, basta procurar pela opção “Gravação de Tela”. Ao clicar no botão, aparecerá uma ferramenta no topo que pedirá, primeiro, para que seja selecionada e demarcada a área a gravar. Pode-se, além do vídeo, captar o áudio por meio de um microfone também.

Ferramenta de gravação de tela permite inserir vídeos no estilo screencast, inclusive com áudio


Truques no Powerpoint – vídeos do Youtube

Em versões anteriores, muitos baixavam vídeos do Youtube para incluir em apresentações. O Powerpoint 2016 não apenas permite o link direto a vídeos do Youtube, como também oferece uma ferramenta de busca interna por vídeos na rede social. Basta clicar, ainda no menu “Inserir”, no botão “Vídeo” e então em “Vídeo online”, e uma janela de diálogo para buscas irá aparecer.

Vídeos do Youtube, inclusive com buscas dentro do próprio Powerpoint


Truques no Powerpoint – conta-gotas

A ferramenta conta-gotas é preparada para evitar que cores discrepantes sejam exibidas em sua apresentação. É possível extrair a cor exata de imagens e outros trechos de texto, para usar como base em novos elementos. Isso evita erros e preserva, principalmente no caso de marcas e logótipos, a uniformidade de cor. O uso é simples, como mostra a imagem. No painel original, no botão que modifica a cor do texto, há um último item chamado “Conta-gotas”. Basta clicar nele e, com o rato, clicar novamente no objeto do qual deseja-se extrair a cor.

Conta-gotas – uma ferramenta para manter a uniformidade de cores


Truques no Powerpoint – salvar slides como imagem

O Powerpoint tem a opção de salvar a apresentação na forma de imagens JPEG. Basta ir até o item “Salvar como” e selecionar o tipo de ficheiro a salvar. Ao selecionar JPEG, após clicar em “Guardar” ou “Salvar”, o sistema perguntará se deseja converter apenas o slide atual em imagem ou todos os slides, cada um em um ficheiro JPEG individual. Uma boa ideia para portfólios e também para utilizar imagens exibidas em apresentações corporativas em seu website, por exemplo.


Truques no Powerpoint – exibição instantânea

Os ficheiros PPT e PPTX são abertos pelo Powerpoint na área de edição, mas é possível salvar ou guardar suas apresentações para que sejam exibidas diretamente após o clique. Para isso, na opção “Salvar como” ou “Guardar como” basta selecionar o tipo de ficheiro. Usando PPSX ou PPS, apresentações serão automaticamente abertas na tela em modo de exibição e não mais no editor do Powerpoint. Uma melhor opção para eventos e envio a clientes.


10 razões-chave

10 boas razões para ter uma apresentação corporativa

Para alguns, uma apresentação corporativa somente tem uso em reuniões intermináveis ou palestras aborrecidas e chatas em eventos setoriais. A verdade é que, embora apresentações tenham sua utilidade nesses casos, elas podem ser uma importante ferramenta de geração de leads. Até mesmo de vendas. Contudo, muitas empresas deixam de utilizar esse mecanismo, e acabam penalizando sua receita e sua equipe de vendas nesse processo.

Uma apresentação corporativa (bem feita, é claro) é algo que “pula” etapas dentro de um funil de vendas. Ao invés de percorrer 7, 8 ou 9 etapas até chegar numa proposta de venda, é possível conseguir o mesmo efeito em 3 ou 4 passos. Basta usar corretamente a apresentação e fornecê-la às pessoas certas, do modo mais acertado. São 8as aplicações de apresentações corporativas, embora valha lembrar que, em alguns casos, elas exigem modificações para cada aplicação:

  1. Vendas e marketing
  2. Recrutamento e seleção
  3. Relações com investidores e acionistas
  4. Palestras e participações em eventos
  5. Treinamento de pessoal
  6. Geração de leads
  7. Iscas digitais e materiais online
  8. Redes sociais

Sua apresentação corporativa, caso não preste para todos esses papéis, está sendo, no mínimo, subutilizada. Não é preciso dizer que criamos e melhoramos apresentações – isso está em nosso nome. Entretanto, antes de mexer naquilo que você tem ou criar uma nova apresentação, é bom que você esteja convencido da importância desse item em seu negócio. Para isso, relacionamos 10 boas razões para que você invista em uma boa apresentação corporativa.

Discurso de vendedor

Apresentações encurtam o discurso de vendas e tornam ele mais alinhado com a estratégia de sua empresa

Discurso de vendas

Treinar equipes de vendas é algo cansativo. Muitos vendedores, bons ou ruins, fogem aos objetivos da empresa. No encontro com o cliente, vendedores mudam o discurso estabelecido, criam desvios em relação à estratégia e criam processos próprios. Quando essas mudanças geram vendas, ninguém reclama. Contudo, elas às vezes criam problemas. O desempenho cai e você, sem ter como controlar a atuação do vendedor, não sabe bem o que fazer.

Uma boa apresentação de vendas dá ao vendedor um rumo, uma linha estratégica. Ela não pode ser muito longa, ou aborrece o cliente, mas tem de conter uma história, um fluxo, um norte para a equipe de vendas. Com isso, você alinha o discurso e ainda oferece um material de trabalho rápido e simples de usar para seus comerciais – que irão vender mais e melhor.

Profissionalismo

Uma empresa que vai até o cliente para oferecer algo precisa possuir material. Ele pode, é claro, ser impresso, mas seja honesto: você guarda panfletos? Você os lê? Pois é… seus clientes agem do mesmo modo. Uma boa apresentação corporativa mostra profissionalismo e capricho, mas não é relegada ao ostracismo por cima de uma pilha de papéis no escritório de seus clientes.

Se estamos caminhando para um mundo onde tudo é digital, que tal deixar de lado impressos e papelório e fornecer a clientes e prospects algo leve e fácil de usar?

Problema versus solução

Uma apresentação concisa e objetiva permite a você apontar problemas com os quais seus clientes se identificam. E, uma vez que eles se identifiquem, você pode apontar soluções. Boas apresentações não contam a história de sua empresa ou descrevem seu currículo, ou demonstram o “sucesso” de sua empresa em vendas. As melhores apresentações funcionam no eixo problema-solução.

Estruturando seus PPTs desse modo, você prova o valor que sua solução pode criar e oferece justificativas e benefícios com os quais suas equipes de vendas podem trabalhar.

Renovar e reciclar

Apresentações são recicláveis – modificá-las e atualizá-las é algo rápido, fácil e barato

Reciclagem

Refazer manuais, imprimir novas versões de folders, reformular o conteúdo de treinamentos. Tudo isso leva tempo e consome recursos. Com apresentações, você sempre possui muito menos material para revisar ou atualizar, além de não gastar nada com impressões ou produções. A apresentação corporativa ideal é um documento em constante mudança ou atualização – que não custe uma fortuna em sua manutenção, entretanto.

Síntese

Já se deparou com um cliente, investidor ou parceiro querendo saber “o que você faz”? Pois é… explicações sem fim, textos institucionais imensos e sisudos e fotos sem contexto não explicam muita coisa. Que dirá daqueles vídeos institucionais sem roteiro, confusos e com musiquinhas de elevador…

Uma boa apresentação corporativa, objetiva, torna o “o que você faz” um exercício simples. Economiza tempo em explicações e ativa sua marca sem muito problema ou dispêndio. Claro, para tanto, é preciso que você tenha uma apresentação fácil e que vá direto ao ponto, e não centenas de slides com produtos e serviços, além de fotos sem foco e péssima iluminação.

Uniformidade

A apresentação corporativa cria uniformidade em seu negócio. Vendedores, gerentes, profissionais de apoio, clientes e fornecedores. Todos eles terão uma mesma visão a respeito de sua marca, seu discurso e sua cultura empresarial. Materiais impressos ou discursos difusos causam problemas. Muitas empresas subestimam o número de clientes perdidos, funcionários e talentos que se vão e parceiros que desistem de negócios por conta da falta de padrão e uniformidade.

O público, qualquer que seja ele, precisa RECONHECER sua marca sempre. A apresentação cria uma referência única do seu negócio, que não pode ser deturpada com facilidade.

Persuasão

Com frases simples e informações objetivas aliadas a imagens e gráficos fortes, apresentações são uma ótima ferramenta de persuasão. Principalmente em casos relacionados à geração de leads, apresentações permitem que você acione um prospect antes mesmo de haver um contato real de vendas. A grande maioria das pessoas, por exemplo, lê ebooks e apresentações quando estes são oferecidos como isca digital.

Métricas e indicadores

Apresentações podem conter links e gerar métricas a partir deles, avaliando o comportamento de leads

Métricas

Pouca gente usa dessa forma, mas o fato é que arquivos PPT ou PDF podem possuir links. Através deles é possível medir o comportamento de leads e do público em geral. Isso vale tanto para apresentações corporativas ou de vendas quanto para slides de cursos e treinamentos. É possível medir cliques e avaliar o comportamento do público propondo ações específicas ao longo das apresentações, como download de documentos complementares, cliques para descrições de produtos à venda, pedidos de contato ou orçamento, entre outros.

Cultura empresarial

Ao invés de livros, códigos, placas metálicas penduradas aqui e ali, uma apresentação é uma forma mais rápida e eficaz de disseminação da cultura corporativa. Apresentações são compartilháveis e podem ser enviadas facilmente a novos funcionários e parceiros, sem burocracia. Elas podem ser atualizadas com frequência, ao contrário de meios físicos. E, até por isso, oferecem uma possibilidade dinâmica de incorporação de cultura empresarial – funcionando em duas vias. Você divulga a cultura para seus colaboradores, e recebe deles um feedback que modifica e aprimora essa cultura.

Publicidade

Uma apresentação bem montada pode virar facilmente uma peça publicitária. Em alguns casos, pode inclusive se transformar em um vídeo, ser divulgada em redes específicas para apresentações, como o Slideshare, e mesmo aparecer em eventos (mesmo quando você não está neles). Ao contrário de anúncios em revistas ou online, apresentações são peças de publicidade multidepartamentais. Elas podem ser divulgadas por seu departamento financeiro, contábil, de relações institucionais, recursos humanos ou mesmo jurídico.

Talvez você não tenha jamais pensado que uma apresentação corporativa pode ser tão versátil. Mas a verdade é que elas têm várias aplicações. E, por acaso, se você tem dúvidas a esse respeito ou quer montar uma apresentação corporativa que sirva para tudo isso, fale com a gente e certamente poderemos ajudar.