As 10 regras de ouro das apresentações corporativas

Apresentações corporativas não são manuais. Também não são catálogos de produtos. Elas precisam de personalidade, apelo e precisam acima de tudo criar histórias e possuir enredo. Elas têm de fascinar e gerar emoções no público, qualquer que seja ele. As apresentações corporativas geralmente são construídas com base em atributos da empresa, sua missão e seu portefólio de produtos… o que é um enorme erro, na maioria das vezes.

Antes de entregar uma apresentação para um cliente, um investidor ou mesmo para seus funcionários e colaboradores, é preciso assegurar que ela passará a mensagem desejada. As apresentações corporativas não podem ser genéricas. A depender do público e de uma série de circunstâncias, elas precisam de mudanças e alterações. Embora isso varie de empresa para empresa, podemos dizer que há 10 regras de ouro a serem obedecidas em qualquer uma delas.



Cuidado com o tamanho

Muitas empresas possuem restrições em relação ao conteúdo que recebem por e-mail. Uma questão de segurança. Apresentações corporativas construídas com muita informação e conteúdo desnecessário pesam demais. Se sua apresentação possui 10mb, 20mb ou ainda mais, está na hora de reformular. Eis aqui algumas ideias para reduzir o tamanho desses arquivos:

  • Prefira o formato PPTX ou preferencialmente PDF
  • Reduza o número de slides, cortando o desnecessário
  • Inclua fotos e imagens de tamanho menor no arquivo PPT
  • Apenas use animações se for estritamente necessário

Em apresentações para palestras e conferências, não é necessário se preocupar com o tamanho dos arquivos. Contudo, se você pretende veicular esse material, via e-mail ou mesmo por meio de redes sociais, é sempre bom contar com apresentações leves.

Proporções das fontes

O tamanho das fontes também é algo fundamental a revisar. Evite usar qualquer tamanho de fonte abaixo de 20 (tendo por base a fonte “Arial”). Em um material de vendas, é fundamental que o cliente se interesse pelo produto ou serviço. Ele não precisa, contudo, saber de todas as funcionalidades e detalhes técnicos dele. A apresentação introduz uma marca ou um produto, mas a venda é feita posteriormente. Apresentações corporativas têm como objetivo gerar leads, e não funcionar como manuais de um produto ou serviço.

Para apresentações voltadas a palestras e aulas, é preciso que as fontes sejam ainda mais visíveis. Resista à tentação de colocar todo o conteúdo da aula ou exposição nas apresentações. Use material de apoio se necessário, mas coloque na apresentação apenas aquilo que é preciso para que a audiência siga seu discurso. Numa apresentação para formações ou seminários, o orador é o foco das atenções. A apresentação é apenas um instrumento de apoio.

Quando for dar palestras ou formações, tente ainda simular a acuidade visual. Repasse a apresentação antes do evento e veja se as fontes são legíveis à distância. Se necessário, efetue correções.

Conheça seu público

Uma apresentação é algo que vende uma ideia de forma rápida. Se sua ideia é a errada, a audiência imediatamente irá tomar sua marca ou produto como algo fora de contexto. Por exemplo, se você tem foco em clientes corporativos, não pode construir uma apresentação que passe uma imagem despojada. Apresentações corporativas sérias e monocromáticas, por outro lado, não venderão bem sua imagem para um público jovem.

O raciocínio aplicável a uma apresentação é o mesmo que aplicamos a uma peça publicitária ou um comercial. Você precisa falar com seu público e fazer com que ele entenda, em poucos segundos, uma mensagem. Alguns fatores precisam ser levados em conta antes de montar apresentações corporativas:

  • Faixa etária do público
  • Nível de escolaridade
  • Grau hierárquico
  • Estilo do público-alvo
  • Tendências em design e comunicação
  • Aspectos culturais e regionais
  • Tempo de exposição da apresentação

Quando você possui um produto ou serviço a vender, precisa se perguntar alguns outros aspectos antes de seguir em frente. Será mesmo que seu público possui ou quer possuir conhecimento técnico sobre o produto? Em que segmentos de uma audiência variada você quer focar? Dentro do público, qual segmento de pessoas é mais propenso a gerar leads? Sua linguagem é compreensível para o público médio? Em resumo: estude e pesquise mais a respeito de como definir seu público-alvo.

Escreva um roteiro para qualquer apresentação

Crie roteiros

As apresentações corporativas precisam de roteiros. Mais do que um simples organograma com a sequência de slides, o roteiro ajudará a construir uma história. O storytelling é uma peça essencial de uma boa apresentação. Sem uma lógica com início, meio e fim, sua apresentação é apenas um amontoado de informações aleatórias.

Além de auxiliar na construção a apresentação em si e dos arquivos PPT, o roteiro é fundamental para o orador ou apresentador. Se sua apresentação é uma ferramenta de vendas, o roteiro ajudará o vendedor ou comercial a cativar o cliente. Se é parte de um processo de formação, ajudará o professor a estruturar sua aula. Se é parte de uma palestra, fornecerá ao palestrante uma sequência para seu próprio discurso.

Contraste é obrigatório

Tanto imagens quanto texto: você quer que seu público os VEJA. Então preste atenção ao contraste. Tom sobre tom só funciona para roupas e peças de vestuário. Se você quer que seu público leia o seu conteúdo, precisa deixá-lo visível e claro.

O mesmo vale para imagens. Use cores contrastantes e imagens bem tratadas. Prefira fotos e ilustrações com contornos bem definidos e não esfumaçados. Além disso, busque sempre imagens cujo significado central não seja poluído pelo fundo ou entorno. Se seu objetivo é mostrar um bombeiro, não coloque uma foto que possui outras 20 pessoas além desse profissional.

Gatilhos mentais

Iremos tratar deles mais à frente, mas toda boa apresentação faz uso dos chamados gatilhos mentais. São técnicas de neurolinguística que acionam as pessoas de modo subconsciente. Há várias maneiras de utilizar isso: usando referências que denotem autoridade, usando a “regra dos três”, criando uma sensação de ineditismo e exclusividade e muito mais. Aqui na MeuPPT, trabalhamos com as mais avançadas técnicas de comunicação para desenvolver roteiros e apresentações – e com gatilhos mentais para acionar seu público:

  • Reciprocidade
  • Autoridade
  • Prova social
  • Antecipação
  • Exclusividade
  • Escassez
  • Urgência
  • E mais de 25 outros gatilhos para transformar apresentações em instrumentos de venda acelerada

Trabalhamos apresentações com gatilhos mentais e técnicas de persuasão e venda poderosas. Se você ainda não conhece esse tipo de abordagem, permaneça sempre connosco e veja como ela pode mudar a história da sua empresa.

Menos, mas muito menos texto

Já mencionamos, mas vale ressaltar: MENOS TEXTO. O Powerpoint é um software de apresentações. Se quer redigir textos use o Word. Se precisa de tabelas e gráficos sem fim, use o Excel. Finalmente, se quer montar um vídeo, utilize um software próprio para isso. O conteúdo de cada slide, em apresentações corporativas, deve estabelecer foco numa mesma mensagem. Imagens, elementos, fontes, ilustrações e textos – tudo deve passar uma mesma ideia. Sem confusão, sem ruído.

NÃO é preciso explicar tudo!

NÃO é necessário mostrar todos os detalhes!

NÃO coloque logótipos de todos os clientes que você já atendeu!

NÃO relacione todos os produtos de sua linha de centenas de itens!

E, principalmente…

NÃO coloque 3 ou 4 slides apenas dizendo quem VOCÊ é!

Isso vale para palestrantes, professores, empresas… seu público já compareceu ao seu evento ou aula, ou recebeu você no escritório, no caso de um vendedor. Seu currículo está nos programas do evento, no site da universidade. No caso de comerciais, sua empresa já agendou o contato e o potencial cliente sabe o NOME de sua empresa. Para ele, em geral, há informações que não possuem qualquer tipo de utilidade, a menos que a apresentação seja direcionada a um investidor.

Boa estrutura

Pense na estrutura – para isso serve o roteiro. Um bom PPT possui uma estrutura limpa e direta, quase uma conversa com o público. Um dos gurus da área, Guy Kawasaki, sugere uma forma de estrutura muito particular:

  1. Problema
  2. Sua solução
  3. Modelo de negócio
  4. Benefícios ou diferencial máximo
  5. Marketing e vendas
  6. Concorrentes
  7. Equipe
  8. Projeções e metas
  9. Status atual e cronograma
  10. Resumo e “call to action”

Claro, essa estrutura congrega uma apresentação de uma empresa ou modelo de negócios a investidores ou interessados. Guy Kawasaki resumiu em 10 slides o “pitch” inicial de uma empresa startup, um de seus focos. Contudo, podemos aplicar esse mesmo raciocínio a uma aula expositiva, uma palestra ou mesmo a um material de vendas.

Design arrebatador

Sim, é preciso causar boa impressão. Uma apresentação tem de ser bonita, tem de mudar a percepção do cliente ou audiência… tem de vencer suas objeções. Pense em algo que você NUNCA pensou em comprar e acabou por levar para casa. Uma apresentação precisa ter esse mesmo efeito. Antes de mais nada, é preciso supor que a audiência, qualquer que seja, irá oferecer resistência ao conteúdo que você está apresentando. Essa óptica é principalmente valiosa em vendas.

Imagens arrebatadoras, um visual ousado e diferente, uma forma de expor um fato como nunca se viu. Tudo isso vence barreiras e objeções e faz com que o prospect, o aluno ou mesmo o seu empregado cheguem onde você quer, ao ponto final da sua apresentação…

O “call to action”

Se o público chegou até o final de sua apresentação, é porque houve interesse. E, agora pense: qual o SEU interesse em realizar essa apresentação. É vender algo? Conseguir que alunos em uma formação façam perguntas? Pedir a um investidor que aplique um bom montante em seu projeto? Bem, é preciso que você DIGA isso a eles.

Toda sua apresentação só existe para cumprir um único objetivo – e esse objetivo tem de estar presente ao final dela. Caso contrário, ela de pouco serviu. Aqui entramos, e falaremos disso mais à frente, no gatilho mental da retribuição. Você se expôs, enfrentou dúvidas e questionamentos, teve de passar horas desenhando uma apresentação… agora você quer algo em troca. Peça ao público, de modo direto e sem rodeios. É aqui, neste exato momento, que você saberá se tem em mãos uma apresentação que resulta… ou apenas mais um punhado de slides e informações à revelia.